Sistem adalah sekumpulan elemen yang masing-masing memiliki fungsi masing-masing dan secara bersama-sama mencapai tujuan sistem itu.
Menurut Jerry FithGerald; sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Program pemberdayaan PPIP dan RIS-PNPM merupakan sebuah system dengan banyak bagian (stakeholder), diantaranya; PCMU, Sakter Pusat, PPK, Koordinator Wilayah, Financial Management, dan Team Leader yang saling bekerjasama untuk mencapai tujuan pemberdayaan masyarakat tersebut. Disetiap bagian pada program pemberdayaan ini memiliki data dan informasi. Agar bermanfaat, data dan informasi tersebut dikelola dalam sebuah manajemen untuk menopang kebutuhan setiap bagian/stakeholder dalam mengendalikan program pemberdayaan ini.
Stakeholder tingkat atas (top management) memiliki jenis keputusan yang bersifat strategis, stakeholder tingkat menengah/Koordinator Wilayah (middle management) memiliki keputusan yang bersifat taktis, dan stakeholder tingkat bawah (lower management) memiliki keputusan yang bersifat operasional, semuanya membutuhkan data dan informasi.
Informasi yang baik adalah informasi yang diberikan sesuai dengan kebutuhannya, baik pada kelengkapan materinya, waktu pemberian informasinya, keakuratan datanya, dan sebagainya.
Agar informasi didapatkan secara cepat dan akurat, maka pemanfaatan komputer mutlak diperlukan yang di dalamnya dibentuk sistem basis data dan Sistim Informasi Managemen (SIM). SIM adalah kerjasama yang harmonis antara manusia dan mesin (komputer). Semua alat-alat kantor dibuat saling berhubungan dengan komputer (office automation), misalkan pemanfaatan e-mail, tele-conference, e-voice, internet, fax, dan sebagainya.
Ketersediaan informasi dan kecepatan mendapatkan informasi merupakan senjata yang ampuh dalam menangani masalah pada program pemberdayaan ini. Karena sibuknya stakeholder dan manajer tingkat atas, jadwal kegiatan begitu ketat, menjadikan mereka tidak sempat lagi membaca laporan yang bertumpuk dari setiap tahapan program pemberdayaan. Karenanya diperlukan suatu cara yang kini disebut dengan Decision Support System (DSS), yaitu sistem komputer yang dapat membantu stakeholder dan manager tingkat atas untuk mengambil keputusan yang relatif tepat dan cepat.
Stakeholder dan manager tingkat atas (user) tidak perlu lagi membaca laporan yang bertumpuk, tetapi cukup tinggal meng-klik saja, maka data dan informasi muncul di komputernya secara realtime. Data dan informasi juga bukan lagi sekadar teks melainkan berupa grafik, animasi dan suara yang akan lebih cepat dimengerti.
Orang yang bertugas merancang konfigurasi DSS disebut DSS builder atau fasilitator antara kebutuhan informasi yang akan dihasilkan dengan sistem teknologi yang digunakannya. Ia harus memiliki kapabilitas dan menguasai masalah (mengetahui kebutuhan informasi) sehingga interaksi antara user dan sistem dapat dijalankan dengan baik.
DSS builder dibantu oleh technical supporter yang mensuport kebutuhan data baru atau model analisis baru, atau apa saja yang diperlukan sistem untuk menunjang kebutuhan akan informasi dari user. Technical supporter dibantu lagi oleh toolsmith, yang bertugas untuk mengembangkan teknologi baru, bahasa pemrograman baru, hardware dan software baru, meningkatkan efisiensi dan keterkaitan di antara sub-sub sistem di dalamnya.
Dalam DSS, data dikumpulkan ke dalam sebuah database dan diorganisasikan oleh database management software (DBMS), dan model penyampaian informasinya dikumpulkan ke dalam model base dan diorganisasikan oleh model base management software (MBMS). Keduanya diorganisasi oleh dialogue generation and management software (DGMS) yang bermanfaat sebagai interface antara user dan sistem.
Demikianlah secara singkat gambaran tentang MIS RIS-PNPM yang terus dikembangkan karena pada prinsipnya web ini bukanlah sekedar portal biasa yang hanya menyajikan data-data tanpa dianalisa. Database RIS-PNPM ini adalah sebuah program kompleks yang berjalan disisi server dan bisa menganalisa dan menampilkan report sesuai kebutuhan proyek RIS-PNPM.
Program database RIS-PNPM ini sudah mencapai versi 1.3. Sesuai dengan prinsip pemrograman dinamis, program ini akan terus dikembangkan untuk mencapai tujuan proyek RIS-PNPM. Perubahan-perubahan/Patch yang terjadi pada program bersifat automatic sehingga user tidak perlu lagi untuk menginstall.
Hormat saya,
Tenaga Ahli MIS RIS-PNPM,
Nitza Alfinas Rahman
Sebuah tulisan sebagai ungkapan rasa syukur dan tulisan pembuka pada halaman database online RIS-PNPM... Alhamdulillahirabbilalamin :)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar